Scontrino elettronico e documento commerciale: come funziona

Nel parlato italiano lo chiamiamo ancora scontrino, ma il termine legale è “documento commerciale”: lo ha istituito il decreto MEF del 7 dicembre 2016 ed è diventato la regola per tutti dal 1° gennaio 2020 (dal 1° luglio 2019 per chi superava 400.000 € di volume d’affari). Cambia il nome, non l’oggetto: è la prova di pagamento che il ristoratore rilascia al cliente e trasmette all’Agenzia delle Entrate. Vale come garanzia per il consumatore e come certificazione fiscale per il locale.

Cos’è

La prova fiscale della vendita, emessa dal POS RT (registratore telematico) al momento del pagamento e trasmessa all’Agenzia delle Entrate in automatico.

Come si chiama oggi

“Documento commerciale” nei testi ufficiali, “scontrino” nel parlato quotidiano. Entrambi sono accettati — il cliente lo chiamerà sempre scontrino.

Cosa c’è scritto davvero

Il documento commerciale riporta, in modo standardizzato:

• Dati del locale: ragione sociale, P.IVA, sede, numero del registratore RT

• Data e ora della transazione

• Descrizione delle voci acquistate con quantità e prezzi

• Aliquota IVA applicata per ogni voce (10% per somministrazione al tavolo, altre per casi specifici)

• Totale imponibile e totale IVA

• Modalità di pagamento (contanti, carta, buono pasto)

• QR code o numero seriale per verifica rapida da parte dell’Agenzia delle Entrate

A differenza del vecchio scontrino cartaceo pre-2020, questo non è solo una ricevuta per il cliente: è un dato strutturato che il registratore telematico memorizza subito e trasmette all’Agenzia delle Entrate con la chiusura giornaliera, senza che nessuno debba fare nulla.

Scontrino vs ricevuta vs fattura — la gerarchia

Nel settore ristorazione capitano tre documenti diversi. Ecco quando usare cosa:

• Documento commerciale (scontrino): va emesso sempre per qualunque vendita a consumatore finale. È l’impostazione predefinita.

• Ricevuta fiscale: termine ormai obsoleto. Pre-2020 indicava un documento usato dove non c’era registratore di cassa. Oggi sostituita dal documento commerciale.

• Fattura: va emessa solo se il cliente la richiede — tipicamente quando è un professionista che vuole scaricare la spesa come costo aziendale. Va emessa via fatturazione elettronica e trasmessa al Sistema di Interscambio (SDI).

Regola pratica: tutti ricevono il documento commerciale; se il cliente chiede la fattura — e deve chiederla al momento dell’operazione — il locale emette la fattura e sistema il corrispettivo nel registratore, con l’annullo del documento commerciale o registrandolo come operazione documentata da fattura, così l’incasso non viene contato due volte.

Un esempio concreto

Un gruppo di 4 commensali cena a Milano, conto finale 168 €. Il cameriere chiude al POS RT. Il documento commerciale stampato riporta 4 antipasti, 4 primi, 2 secondi, 2 dolci, 1 bottiglia di vino, 4 caffè. Ogni riga ha la propria aliquota IVA (10% per tutto, essendo somministrazione al tavolo). In fondo: totale 168 €, di cui imponibile 152,73 €, IVA 15,27 €.

Uno dei commensali chiede fattura per la spesa aziendale: il locale la emette separatamente al suo codice SDI. Il registratore emette un documento commerciale di annullo — il “reso” serve invece quando il cliente restituisce qualcosa — oppure il corrispettivo viene registrato come operazione documentata da fattura, così l’incasso non finisce due volte nei corrispettivi: la procedura esatta dipende dal modello di registratore. Dati trasmessi all’Agenzia delle Entrate a fine giornata: automaticamente, senza azione manuale.

Errori frequenti

• Chiamarlo “ricevuta fiscale” ai clienti. Tecnicamente il termine non esiste più dal 2020. Usare “scontrino” (colloquiale) o “documento commerciale” (formale).

• Non emetterlo per pagamenti piccoli in contanti. Qualsiasi vendita a consumatore finale richiede il documento commerciale, indipendentemente dal metodo di pagamento o dall’importo. Il caffè da 1 euro serve la stessa emissione.

• Confondere resa con storno. Se un cliente restituisce qualcosa, il POS RT emette un documento di reso (con segno negativo). Lo storno riguarda invece errori di battitura prima del pagamento.

• Non applicare aliquote IVA corrette. Nella ristorazione mista (somministrazione + asporto), ogni voce può avere aliquota diversa. Il POS RT va configurato voce per voce.

Fonti e riferimenti

• Agenzia delle Entrate — Memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi, Circolare 15/E/2020 sul documento commerciale

• Ministero dell’Economia e delle Finanze — Decreto MEF 7 dicembre 2016 (normativa istitutiva del documento commerciale)

• Normattiva — Legge di Bilancio 2020 (L. 160/2019): estensione dell’obbligo a tutte le categorie

• FIPE-Confcommercio — Guida all’emissione del documento commerciale per i pubblici esercizi